基金会 员工出差管理规定
第一条 目的 为提高基金会成员出差效能、规范出差审批及差旅费报销流程，特制定本制度。
第二条 范围 本制度适用于基金会及属辖机构、基金会各项目执行人员。
第三条 出差管理原则 1、 出差人员必须按照高效、经济、安全便捷原则选择交通工具、路线和时间，反对浪费行为； 2、 出差必须先获批准或被安排出差，对擅自主张者不予报销差旅费并按照旷工处理； 3、 提倡力行节约并对限额控制的差旅费用实行超支自理； 4、 公务出差兼私人旅行，基金会仅承担公务出差部分的差旅费； 5、 出差费用实行预算管理，各部门必须对本部门的年度差旅费用提出明确预算金额，超出预算额度的出差申请原则上不予批准； 6、 出差人员须在出差结束后4个工作日内提交《出差报告》，并作为基金会是否同意报销差旅费的重要依据。
第四条 出差审批权责 1、 基金会各职能部门责任人负责所属员工出差费用不超过5,000元的审批； 2、 基金会秘书长负责对副秘书长、各职能部门责任人及出差费用超过5,000元的出差进行审批； 3、 财务部负责出差备用金申请的审核、差旅费报销的审核。
第五条 差旅费构成 列入本制度的差旅费是员工处理公务或基金会外送学习培训、外出会议、考察等活动发生的费用，主要包括： 1、 长途交通费：乘坐飞机、轮船、火车、长途汽车的费用； 2、 市内交通费：乘坐公共汽车、出租车、地铁、轻轨列车的费用； 3、 住宿费：异地出差因过夜住宿发生的费用； 4、 工作餐费：报销餐费的人员，其出差期间的工作餐补助相应扣除； 5、其它费用：公务发生的传真、邮寄、托运费等费用。 上述费用具体标准按照《基金会成本（费用）管理办法》执行。
第六条 出差审批 1、 各职能部门应根据任务情况合理安排出差人员，确定出差地点、路线和时间等相关事宜，出差人员应填写《出差审批表》（附件一），并经有审批权限的部门批准同意； 2、 不同部门员工共同出差，按照所属部门各自履行审批手续；多位员工共同出差，由其中职位最高的员工履行出差审批手续； 3、 出差人员凭《出差审批表》办理差旅费预借、预订机票及差旅费报销审批手续； 4、 《出差审批表》申报内容包括：出差事由、具体项目、计划出差时间、行程路线安排、工作内容及费用预算，特别是出差人员要根据出差的天数及行程，认真填写费用预算栏； 5、 各级管理人员对所属员工的出差负有直接管理职责，人力资源部根据《出差审批表》协助各级管理人员对员工出差进行管理。
第七条 出差前准备 1、 出差经费的支出有两种方式：个人垫付及预支借款，如涉及提前预支出差费用，则费用申请的借款流程及要求按《基金会成本（费用）管理办法》执行； 2、 员工填写《出差审批表》并经批准后，应准备相关的资料，并与任务相关人员取得联系，做好出差前准备工作； 3、 各级管理人员出差临行之前必须做好部门工作安排，将自己的出行情况告知部门员工并做好职务代理及授权工作。
第八条 第八条 出差期间的管理 1、 严格遵守基金会各项管理规定，每天应主动与直接领导取得联系，及时汇报工作进展情况和遇到的问题； 2、 严格按照《出差审批表》上事先计划的出差路线和行程执行，不得擅自改变出差路线和延误行程，如有特殊情况需要改变路线和延长出差时间，须事先向直接审批领导汇报，经同意后方可改变；3、 出差期间手机始终处于开机状态,以便能随时取得联系； 4、 有紧急情况或重大事件时，可不分时间和级别随时汇报，获取上级领导意见后遵照执行。
第九条 第九条 出差总结及评价 出差人员应于返回4个工作日内向直接领导提交出差总结（包括行程总结、工作总结及费用支出情况），同时直接领导收到总结后1个工作日内对任务完成情况做出评价，评价内容应包括： 1、有无违反行程安排计划； 2、出差工作任务完成情况； 3、出差费用有无预算超支。 总结与评价按审批程序报送并由人力资源部负责存档。
第十条 出差费用报销 出差人员应在出差结束后5个工作日内报销出差费用，逾期未报者，财务部门有权拒绝报销。具体报销流程和结算补贴标准按《基金会成本（费用）管理办法》执行。 1、 出差人员不得违反规定虚报差旅费；不允许以非出差期间发生的费用票据或非正式票据虚列支出，否则，财务部有权拒绝受理； 2、 出差中途改变路线和延长出差时间的，报销审批时需另附情况说明，否则，由出差人自行承担因此增加的费用； 3、 经查实为虚增报销者，责令退回虚报金额，并按虚报额处以三至五倍的罚款； 4、 各级审签人员因把关不严而失职，使弄虚作假的票据得以报销，由此给基金会造成经济损失或不良影响的的，由各级审签人员承担相应的连带责任。 5、 部门负责人或直接领导如有故意包庇、纵容员工弄虚作假的违规行为，一经查实，按虚报额处以三至五倍的罚款，同时另视情节轻重给予内部处分。
第十一条 第十一条 出差责任处理 有以下行为者不予报销出差费用，情节恶劣的将依据后果严重程度追究相应责任： 1、未执行审批及抄送流程； 2、未执行《出差审批表》中的行程、路线、时间的出差计划，且更改行程、变更路线时未经上级领导批准； 3、因出差人员工作严重失误，不及时汇报，导致完不成任务且失去补救机会。
第十二条 第十二条 其它 基金会流程中与本制度相抵触的部分，以本制度为准，自颁布之日起实施。 附： 1.《出差审批表》
